Voor veel bedrijven heeft het online opslaan van zakelijke bestanden de traditionele opslag op eigen servers vervangen. Er zijn vele aanbieders van online opslag, daarom is het belangrijk om de juiste keuze tussen deze diensten te maken. Je moet daarbij een balans vinden tussen capaciteit, bandbreedte en prijs. Terwijl de veiligheid van je bestanden natuurlijk ook zeer belangrijk is. In dit overzicht een aantal van de grootste diensten voor online opslag van je zakelijke bestanden.
In dit artikel een overzicht van diensten voor het opslaan van zakelijke bestanden in de cloud:
Zowel voor marketing, sales, administratie als andere bedrijfsonderdelen geldt dat je snel en makkelijk belangrijke bestanden wilt kunnen delen. Zowel met je collega’s interne als met externe partijen zoals klanten en andere bedrijven waarmee je samenwerkt. Daarnaast zijn er bestanden die je weinig gebruikt maar wel wil bewaren. Daarvoor zal je een archief willen hebben waarin je deze bestanden makkelijk terug kan vinden. Een van de grote voordelen van online opslag is dat je jouw bestanden altijd kan benaderen, ook buiten je bedrijfsnetwerk, terwijl ze toch veilig zijn opgeslagen.
Bij Invalshoek gebruiken we G-Suite van Google voor onder andere onze email en agenda’s. Eén van de onderdelen van G-Suite is Drive, de online opslagdienst van Google. Voor elke klant maken we een map aan waarin we alle belangrijke documenten en bestanden verzamelen. Interne documenten zoals overeenkomsten en facturen, maar ook bestanden waaraan we samen met de klant werken. Denk daarbij aan presentaties, video’s, PDF’s, spreadsheets en dergelijke.
Het alternatief voor G-Suite van Microsoft is Office 365. Dat heeft op hoofdlijnen dezelfde functionaliteiten als G-Suite van Google, hoewel er natuurlijk verschillen zijn in hoe het precies werkt. De dienst voor online opslag die hierbij inbegrepen is heet Microsoft OneDrive. Ook hiermee kan je makkelijk bestanden online opslaan en delen met klanten en collega’s.
Dropbox is een cloudgebaseerd bestandsopslag- en samenwerkingsplatform dat is ontworpen voor de moderne werkruimte om het drukke werk te verminderen, zodat je je kan concentreren op de dingen die er toe doen. Dropbox brengt je bestanden samen op één centrale plek. Ze zijn gemakkelijk te vinden en veilig gesynchroniseerd op al je apparaten, zodat je ze altijd en overal kunt openen. Daardoor verspil je geen tijd meer aan het vinden van je bestanden.
Box is een modern Content Management Platform voor bedrijven van elke omvang en in elke branche. Het verschil dat Box met zich meebrengt, is dat het de beveiliging en controle biedt die beheerders nodig hebben met de mogelijkheden voor delen en samenwerking die eindgebruikers willen. Sinds 2005 heeft Box het voor mensen gemakkelijker gemaakt om veilig ideeën uit te wisselen, samen te werken en sneller werk te verzetten. Box is compliant met HIPAA, FINRA en FedRAMP en heeft daarmee compliance en security hoog in het vaandel staan.
IceDrive, een relatieve nieuwkomer in de wereld van online opslag, heeft goed geluisterd naar wat gebruikers van deze diensten eigenlijk willen. Een fijne gebruikersinterface in combinatie met een goed systeem voor het delen van bestanden, ingebouwde encryptie en een zeer ruime 10 GB aan gratis opslag maken dit een interessante dienst voor zowel zakelijke als persoonlijke gebruikers.
Hightail is cloud software waarmee individuen en teams veilig grote bestanden kunnen overdragen, in realtime kunnen samenwerken en het creatieve beoordelingsproces kunnen beheren, allemaal in één applicatie.
WeTransfer is in 2009 opgericht met als doel om de simpelste manier te zijn om grote bestanden te delen. De focus ligt dus niet zozeer op bestanden online op te slaan, maar om deze makkelijk te delen met de mensen waarmee je samenwerkt. De basis versie van deze dienst heeft geen permanente opslag, en is daarmee niet geschikt voor het maken van back-ups van je bestanden. Maar het is een handige dienst om grote bestanden te delen en te ontvangen.
Bijna alle deze aanbieders van online opslag bieden gratis ruimte aan, maar dit is vooral gericht op consumenten. Hoewel vaak gratis proefversies met beperkte opslagruimte beschikbaar zijn zal je in de meeste gevallen als bedrijf voor online opslag moeten betalen. Daar staat dan wel tegenover dat je jouw zakelijke bestanden altijd kan benaderen, dat je ze makkelijk terug kan vinden en dat je ze eenvoudige kan delen met klanten en collega’s. Dit terwijl ze toch goed beveiligd zijn tegen anderen die er misbruik van willen maken.