Zo schrijf je een zakelijk voorstel op één A4’tje - Invalshoek

Een zakelijk voorstel schrijven kan erg lastig zijn. Sommige voorstellen hoeven slechts uit één pagina te bestaan, andere kunnen uit honderden pagina’s bestaan. Hoewel hier geen vaste regels in bestaan, worden korte voorstellen wel vaker gelezen omdat de concentratie spanningsboog steeds korter wordt (slechts 8 seconden!).

Of je nu een deal wil sluiten, fondsen wil werven of een nieuw product wil introduceren, het opstellen van een beknopt voorstel op slechts één A4'tje kan voldoende zijn. Het is de kunst om alle essentiële informatie op een heldere en overzichtelijke manier te presenteren, zodat je de lezer direct weet te boeien en overtuigen. Met een krachtig en beknopt voorstel leg je een sterke basis voor effectieve communicatie en succesvolle besluitvorming.

Schrijf je voorstel met de lezer in gedachte

De elementen op een voorstel kunnen uiteenlopen van een sollicitatie- of motivatiebrief tot klantenreviews, maar een goed voorstel van één A4’tje laat details achterwege. Dus wanneer moet je zo’n voorstel sturen?

Is het kort dag is (“we hebben dit gisteren nodig”)? Of is een project is zo simpel dat het op een bierviltje zou passen? Gebruik dan een single-page voorstel. (En natuurlijk wanneer dit specifiek gevraagd wordt.)

Alles in je voorstel, van de titel tot de afsluitende call to action, moet de lezer in de richting van de beoogde actie sturen. Als het je helpt om een template te gebruiken, doe dat dan en maak het je eigen.

Het is prima om een template te gebruiken en daar vervolgens uit te halen wat je niet nodig en toe te voegen wat voor jouw beoogde lezer wel nodig is. Als je single-page als een antwoord dient op een RFP (request for proposal), zorg er dan voor dat dat antwoord alle aspecten van die vraag of vragen bevat.

Korte voorstellen van één A4’tje leiden tot snellere beslissingen, respecteren de kostbare tijd van je lezers, helpen je je beoogde klanten duidelijk in het vizier te krijgen en laten zien dat je over goede kennis en expertise bezit. Houd het simpel en beknopt.

Ben je op zoek naar een handige gids voor het opstellen van single-page voorstellen? Hieronder zetten we de richtlijnen voor je uiteen.

De structuur van een single-page voorstel

Een goed voorstel dient alle essentiële informatie te bevatten en moet in ieder geval antwoord geven op de vijf W’s - Wie, Wat, Wanneer, Waarom en Waar - en ook op de vraag 'Hoe'. Als één van deze elementen ontbreekt, loop je het risico dat je de plank misslaat en de lezer niet volledig overtuigt.

Het is dus van cruciaal belang om al deze aspecten zorgvuldig en duidelijk te behandelen in je single-page voorstel. Alleen op die manier kun je ervoor zorgen dat je voorstel compleet is en de lezer alle noodzakelijke informatie biedt om tot een weloverwogen beslissing te komen.

Hieronder volgen zes vragen waarop die je in en met je single-page voorstel moet kunnen beantwoorden.

1. Van wie komt het? Dit is een belangrijke vraag, zeker als je concurreert met andere voorstellen. Als de lezer wil reageren, moet hij of zij precies weten bij wie ze moeten zijn.
2. Wat is de scope? Zet je project, nieuwe idee of beoogde actie kort en duidelijk uiteen.
3. Waarom is het belangrijk? Zonder een duidelijke ‘waarom’ doet de ‘wat’ er ook niet meer toe. Maak de ontvanger duidelijk waaróm de beoogde actie nodig is. Wat hebben zij eraan? Wat levert het ze op? En wat gebeurt er als ze het niet doen?
4. Wanneer wordt de actie uitgevoerd? Voeg een tijdlijn en deadlines van leveringen van het project toe aan het voorstel. Een voorstel met een soort open einde kan te vaag zijn en daardoor niks opleveren.
5. Waar lever je? Dit kan concreet of abstract zijn, fysiek of virtueel, maar je moet wel een ‘plek’ noemen. Wáár de voorgestelde acties plaatsvinden is een belangrijk component van je single-page voorstel.
6. Tot slot, hoe lever je? Definieer beknopt de te leveren producten (of diensten).

Een single-page voorstel is een uitgeklede versie van een volledig voorstel. Elk detail dat je er in opneemt moet de door jou aangeraden oplossing of je product ondersteunen én de lezer tot dat punt van beslissen sturen.

Alles wat daar niet aan bijdraagt kan uit je voorstel. Een titelpagina is bijvoorbeeld niet nodig. Een inhoudsopgave ook niet. Je kan er voor kiezen ook geen klantenreviews er in op te nemen, tenzij het niet ten koste gaat van essentiële elementen. Waarschijnlijk is het nogal passen en meten om je voorstel op één A4’tje te laten passen, maar het gaat om de absoluut essentiële informatie.

De contouren van een single-page voorstel

Nu je de basis structuur weer hebt opgezet, is het tijd om dieper in te gaan op de contouren van een single-page voorstel. Deze contouren vormen als het ware de bouwstenen van je voorstel en helpen je om alle essentiële informatie op een overzichtelijke manier te presenteren. Door aandacht te besteden aan de titel, de samenvatting, de te leveren producten of diensten, de tijdlijn, de prijsbepaling, eventuele extra voorwaarden, de call to action en de contactgegevens en ondertekening, zorg je ervoor dat je voorstel compleet en duidelijk is.

Door deze elementen op een doordachte manier te structureren en te presenteren, maak je het voor de lezer gemakkelijker om de boodschap van jouw voorstel te begrijpen en hierop te reageren. Het is belangrijk om hierbij altijd de focus te houden op helderheid, beknoptheid en overtuigingskracht, zodat je de lezer kunt inspireren en activeren tot de gewenste actie. Met een goed opgebouwd single-page voorstel leg je een stevige basis voor succesvolle communicatie en besluitvorming.

1. Titel. Je titel moet gelijk de aandacht van de lezer grijpen. Wees duidelijk, maak gelijk duidelijk waar je het over hebt en ga door op de content.
2. Samenvatting omschrijving. Vat je voorstel samen in twee tot drie zinnen. Beschrijf de problemen waar je lezers mee te maken hebben, de door jouw beoogde oplossing en hoe het het leven makkelijker zal maken.
3. Te leveren producten of diensten. Definieer de producten of diensten die je levert (als je die hebt).
4. Tijdlijn. Maak duidelijk waar en wanneer de mijlpalen en benchmarks en de belangrijke deadlines van je project liggen.
5. Prijsbepaling. Zorg dat je tarieven en betalingsvoorwaarden er duidelijk in staan. Hiervoor kan je tabellen gebruiken, die het duidelijk en visueel weergeven.
6. Extra voorwaarden. Als er nog andere belangrijke details zijn die je nog niet behandeld hebt, noem die dan kort aan het einde van je voorstel. Maar alleen als ze echt noodzakelijk zijn.
7. Call to action. Één losse zin die de lezer uitnodigt om de volgende stap te zetten.
8. Contactgegevens en ondertekening. Zorg voor ruimte voor een ondertekening aan het einde van het voorstel. Dit maakt duidelijk dat beide partijen op de hoogte zijn van alle details in het voorstel.

Het belangrijkste is dat je voorstel duidelijk is. Bovenstaande elementen hoeven dan ook niet perse allemaal los van elkaar op je voorstel te staan. Als het voor de duidelijkheid beter werkt elementen samen te voegen, moet je dat vooral doen.

Prijsbepaling, de te leveren producten en de tijdlijn kunnen bijvoorbeeld samen in een tabel gezet worden als het gaat over te leveren producten. Als je voorstel een uitnodiging voor een ontmoeting is, kan je het onderwerp samenvoegen met drie datum voorstellen voor een afspraak.

De bottom line is dat een single-page voorstel jouw oplossing voor het probleem van je lezers kort, bondig en duidelijk overbrengt, met alle nodige informatie om tot beslissingen te komen.

Tips voor het schrijven van een single-page voorstel

Single-page voorstellen kunnen uitdagender zijn om te schrijven dan lange(re) voorstellen, omdat het tijd kost om ze beknopt te maken. En omdat het dus een tijdrovend karwei is, geven we je hieronder tips om het schrijven van jouw single-page voorstel gemakkelijker te maken en het proces te versimpelen.

1. Verzamel alle nodige informatie, voordat je begint met schrijven. Zet alles omtrent je onderzoek in één document om er snel bij te kunnen en niet te lang te hoeven zoeken.
2. Schrijf de makkelijkste stukken van je voorstel als eerste. Als je bijvoorbeeld vaste prijzen hebt, zet deze er dan gelijk al in. Dit bespaart je later, als je de rest van de informatie verzamelt, veel tijd.
3. Finetune de samenvatting en/of omschrijving. Dit zijn prominente elementen op je voorstel. Als deze niet goed geschreven zijn wordt de rest van je voorstel misschien ook niet gelezen.
4. Wees zo duidelijk en precies mogelijk bij het omschrijven van het probleem en de door jouw voorgestelde oplossing(en).
5. Wees beknopt. Gebruik bijvoorbeeld bullet points.
6. Cliché maar waar: een visual is meer waard dan 1000 woorden. Tabellen en grafieken spreken tot de verbeelding.
7. Tot slot raden we aan de titel als laatste te doen. Bedenk meerdere titels en kies uiteindelijk de sterkste. Gebruik de gebiedende wijs en maak de titel vooral niet te lang.

Samenvattend

Het is essentieel om zo beknopt mogelijk te zijn bij het schrijven van een single-page voorstel. Door de kunst van het zeggen van zoveel mogelijk in zo min mogelijk woorden te beheersen, kun je de aandacht van de lezer vasthouden en hen overtuigen van de waarde van jouw voorstel.

Door de juiste informatie op de juiste manier te presenteren, kun je effectief communiceren en sneller tot beslissingen leiden. Het draait allemaal om het vinden van de perfecte balans tussen inhoud en beknopte formulering, zodat je jouw boodschap krachtig kunt overbrengen.

Het schrijven van een single-page voorstel vereist daarom niet alleen een grondige voorbereiding en structurering van de informatie, maar ook creativiteit en precisie in het formuleren van je boodschap. Het doel is om de lezer in één oogopslag te overtuigen en tot actie aan te zetten.

Verkopen gaat makkelijker als je een verkoopmethode toepast! Ben je al bekend met de MEDDIC verkoopmethode? Lees nu hoe deze methode toepast in het artikel ‘Wat is de MEDDIC verkoopmethode?’

Dit artikel is gebaseerd op “How to write a one-page proposal” van PandaDoc.