OKR’s klinken misschien als iets ingewikkelds, maar als je eigenlijk niet eens weet wat OKR’s zijn denk je misschien te snel dat het “weer zo’n trendwoord” is. Zodra je de echte betekenis en de potentie ervan kent zul je OKR’s en alle mogelijkheden waarschijnlijk gaan omarmen. Het stellen van de juiste doelen is het moeilijkste deel van OKR’s. In deze blogpost leggen we uit wat OKR’s zijn, hebben we het over de rol die ze spelen in employee engagement, laten we enkele voorbeelden zien van bedrijfs en team OKR’s en delen we hoe je de beste doelen kunt stellen en richting kunt creëren.
Na het lezen van dit artikel ben je voorzien van alle nodige kennis om het OKR framework in te zetten om jouw organisatie vooruit te helpen.
OKR is een management methodologie die staat voor Objectives (doelstellingen) and Key Results (meetbare resultaten). De essentie ervan is vrij makkelijk: het splitst ambitieuze doelen op in duidelijke, handelbare en meetbare tussenresultaten en zorgt zo voor een betere betrokkenheid bij het bedrijf van je medewerkers.
Het OKR framework is ontworpen door Andy Grove, de derde werknemer en voormalig CEO van Intel. In 1983 noemde hij de term al in het boek “High Output Management”. John Doerr kwam bij Intel werken halverwege de jaren 70 en had ook veel invloed op de ontwikkeling van OKR. Doerr omschrijft OKR’s als “simpel, maar ook het tegenovergestelde van de meer conventionele management by objectives (MBO) systemen, die meestal top-down en hiërarchisch zijn, op jaarlijkse basis werken en gelinkt zijn aan compensatie.”
Doerr presenteerde sinds 1980 het OKR’s systeem aan 100 organisaties, maar het is pas sinds een paar jaar écht bekend geworden. Doerr schreef in 2017 het boek “Measure that Matters” waarin hij nog verder in de OKR’s dook en daarmee ervoor zorgde dat dit framework nu door zoveel bedrijven gebruikt worden, zoals door Google en de Bill & Melinda Gates Foundation.
Een doelstelling is wat je wilt bereiken: de richting waarin je gaat. Doelstellingen maken duidelijk naar welk gezamenlijke doel er gewerkt wordt binnen je bedrijf. Ze zijn ambitieus, maar niet onmogelijk of onrealistisch. Deze doelen zijn kwalitatief hoogwaardig en hebben de kracht om werknemers te verenigen.
Je kan meerdere doelstellingen hebben voor je bedrijf. Om deze doelen te bereiken door middel van OKR’s moet je ze eerst duidelijk uiteengezet hebben. Daarnaast raden we je aan om OKR’s op kwartaalbasis in te zetten. Aan het begin van ieder kwartaal definieer je je OKR’s op ieder level: op bedrijfsleven, op team level en individueel.
Een doelstelling is een ambitieus doel, maar geen waanbeeld. Het moet baanbrekend zijn en niet een verlenging van iets wat je al kan of doet. Als je zo’n doel vervolgens makkelijker of sneller bereikt dan je verwacht had kan je overwegen of je dat doel kan uitbreiden of naar een volgend level kan tillen. Zo is er altijd iets om naartoe te werken.
Meetbare resultaten zijn de mijlpalen die je bereikt in de weg naar je doelstellingen. Ze definiëren hoe je je doelen zal gaan halen en meten de voortgang. Kwantitatieve en tijdsgebonden meetbare resultaten zijn deel van het geheel; de wegwijzers naar je doelstelling(en). De resultaten ervan vertellen je of je team goed op weg is en in hoeverre ze nog wat meer push nodig hebben.
Als meetbare delen van je visie hebben deze resultaten wel balans nodig: ze moeten je begeleiden, voeden en het halen van doelen vergemakkelijken zonder compromissen te sluiten. Meetbare resultaten moeten niet te makkelijk zijn om te halen, maar moeten wel haalbaar zijn en te begrijpen voor je team.
Tip: Haal OKR’s en KPI’s (Key Performance Indicators) niet door elkaar. KPI’s evalueren hoe effectief je bedrijf is in een bepaalde activiteit, de key results in OKR’s worden geleid door doelstellingen voor het gehele bedrijf en de overkoepelende missie.
KPI’s en meetbare resultaten moeten kwantificeerbaar zijn zouden zelfs over dezelfde doelen kunnen gaan (bijvoorbeeld het aantal qualified leads in een kwartaal). Maar anders dan bij een OKR gaat het bij een KPI niet perse over algehele bedrijfsstrategieën of -doelen.
Vrijwillig personeelsverloop kost bedrijven miljoenen per jaar. De hoofdreden hiervan is dat het opvullen van een functie vaak wel twee keer zoveel kosten als het jaarsalaris van die functie.
Bovenop deze gigantische financiële verliezen zijn wisselingen van werknemers niet goed voor het teamgevoel en overbelasting van collega’s. Het kan ook leiden tot het opnieuw moeten opbouwen van klantenrelaties en het verliezen van talentvolle mensen die lastig te vervangen zijn.
Vrijwillig personeelsverloop is meestal te voorkomen met meer engagement: 52% van alle werknemers zegt dat er wel iets gedaan had kunnen zijn om ze bij het bedrijf gehouden te hebben. Het kan dus zeker helpen om naar je werknemers te luisteren, hun professionele ontwikkelingen te stimuleren en ze te laten merken dat het werk dat ze doen zin heeft.
OKR’s zijn een pad naar transparantie en maken werk betekenisvoller. Zorgvuldig gekozen OKR’s kunnen betekenis geven aan taken die anders als kleine, onbelangrijke punten op een eindeloze to-do list gezien worden.
Als iemand voelt dat zijn of haar bijdrage aan het bedrijf daadwerkelijk impact heeft en ze zichzelf kunnen ontwikkelen en laten doorgroeien binnen het bedrijf zullen ze gemotiveerd blijven. De kans is groter dat ze naar uitdagingen op zoek gaan, meer een teamspeler worden en mee zullen denken over creatieve oplossingen om het hun team de OKR’s te halen.
Er komt natuurlijk wel iets kijken bij het kiezen van de meest passende doelstellingen en meetbare resultaten, maar uiteindelijk kan iedereen dit als ze maar graag genoeg willen.
Om je een idee te geven van wat effectieve doelstellingen en meetbare resultaten zijn geven we je hier een paar voorbeelden van bedrijfs en team OKR voorbeelden:
Je ziet hier dat de team OKR (met als doelstelling een talent operations op te richten) verbonden is aan de bedrijfsgerichte OKR (met als doelstelling de Duitse markt te betreden). Dit creëert alignement en wordt de cascading goals methode genoemd.
In beide gevallen is de doelstelling ambitieus genoeg om opgedeeld kan worden in meerdere meetbare resultaten. Bij het definiëren van meetbare resultaten die de weg naar je doelstelling vormen moet je ook nadenken over hoe je je voortgang gaat meten. In ons voorbeeld zijn de meetbare resultaten makkelijk te volgen en zorgen ze ervoor dat de meer abstracte, ambitieuze doelstelling gehaald kan worden.
We gaan ons nu verdiepen in een aantal manieren om OKR’s in te stellen.
Met deze zeven stappen kom je tot het stellen van OKR's in jouw bedrijf.
Drie tot vijf doelstellingen voor elke OKR periode is een realistisch aantal om je teams gestimuleerd te houden zonder ze te overladen met werk. Minder doelstellingen stellen kan limiterend voelen. Met teveel OKR’s riskeer je dat je teveel op je bord krijgt, daardoor overdonderd raakt en dus niks bereikt.
Afhangend van de essentie van een bedrijf zou een bedrijf beter kunnen werken met OKR periodes die afwijken van kwartaal periodes. Bedenk je wel dat je met een tijdsbestek van 13 weken met 10% per week vooruit kan gaan, met een uitloopperiode van 2 tot 3 weken.
En als we het toch over cijfers hebben, Google adviseert drie meetbare resultaten per doelstelling te hanteren. Andere experts zeggen dat je er ook vijf kan aanhouden. Neem de grootte van je team, de complexiteit van je OKR systeem en de omvang van je doelstelling in acht voordat je het aantal meetbare resultaten bepaalt. Je wil liever niet teveel meetbare resultaten instellen, want dat gaat er onnodig uitdagend uit zien. Juist simpliciteit is de sleutel naar succes.
Meetbare resultaten moeten precies goed uiteengezet zijn om de doelstellingen mee te halen. Als je met de vervulling van deze tussentijdse meetbare resultaten slechts 40-50% van je doelstelling haalt, weet je dat ze niet toereikend zijn. Vergeet niet dat meetbare resultaten er juist voor dienen je (hoofd)doel(en) te halen, anders zullen ze nooit de beoogde impact maken.
Een veelvoorkomend nadeel van een ambitieuze planning is dat het te onnauwkeurig wordt. Meetbare resultaten moeten, als pijlers voor je doelstelling, meetbaar zijn. Als je bijvoorbeeld chef kok wilt worden is “ik ga beter worden in koken” geen nuttig meetbaar resultaat. Wat houdt ‘beter koken’ in? Je kan beter een meetbaar resultaat formuleren zoals “ik ga vijf kooklessen nemen”. Dit is meetbaar; als je de vijf lessen hebt genomen, is je tussentijdse doel behaald.
Maak je OKR’s ambitieus. Ondanks dat veel mensen het geloven, makkelijk werk is niet motiverender dan uitdagend werk. Een onderzoek van Harvard Business Review stelt dat in “in sommige situaties mensen hogere doelen als makkelijker beschouwen dan lagere. En zelfs als dat niet zo is vinden ze meer uitdagende doelen vaak aantrekkelijker.”
Je van te voren gespannen voelen over iets is vaak juist een teken van dat je doelstelling uitdagend genoeg is om er hard voor te willen werken. Aan de andere kant, als je OKR systeem te intimideren is ben je misschien te ver gegaan. Te hoog gegrepen doelen kunnen de motivatie van je team aantasten. Je kan ze wel achter de hand houden voor als de meer realistische doelen te makkelijk of snel behaald worden.
Bovendien zouden doelstellingen nooit zo beperkt moeten zijn dat ze eigenlijk hetzelfde zijn als wat je nu al doet. Zorg ervoor dat je doelen uitdagend genoeg zijn om je bedrijf naar een hoger niveau te kunnen tillen.
Net als de doelstellingen zouden ook de meetbare resultaten niet té gemakkelijk te behalen moeten zijn. Als ze te makkelijk zijn zullen ze ook geen significante impact maken op de OKR vooruitgang. 60-80% van je meetbare resultaten halen is een mooi doel. Hiermee maak je veel impact, terwijl het behalen van 100% ervan laat zien dat het doel niet ambitieus genoeg was.
Onthoud: meetbare resultaten moeten werknemers net dat extra zetje geven en ze stimuleren hun vindingrijkheid en innovatievermogen in te zetten. Wees je er ook van bewust dat bedrijven en teams kunnen veranderen. Wat vorig jaar misschien uitdagend en spannend was, is dat nu misschien niet meer.
Betrek je medewerkers door ze te vragen hoe ze bij kunnen dragen aan de doelstellingen, in plaats van simpelweg taken te geven aan teams en individuen.
Stel jezelf, en je teams, een paar vragen. Is er ruimte voor een speciaal project? Is een team bereid een specifiek aspect van de doelstelling aan te pakken? Door werknemers naar hun input te vragen in plaats van ze een vast plan te presenteren kun je ze aanmoedigen om initiatief te nemen en hun specialiteiten te gebruiken. Transparantie en vertrouwen in je team leiden tot meer ruimte voor succesvolle OKR’s.
Onthoud daarnaast dat het OKR framework ook individuele ontwikkelingen kan boosten, omdat elk teamlid zijn of haar eigen doelstellingen (persoonlijke OKR’s) kan hebben om naartoe te werken. Zorg voor betrokkenheid en een gevoel van doelgerichtheid door iedereen inspraak te laten hebben in hun individuele doelen. Mocht een van de managers besluiten een OKR op individueel niveau niet toe te kennen, dan moeten de redenen daarvoor worden uiteengezet en niet willekeurig lijken.
Ook al heb je je hele team betrokken in het OKR proces, je teamwork effort is nog niet rond. Je moet je team achter je hebben en zorgen dat ze de logica achter je OKR’s begrijpen en dat ze het bedrijf ten goede komen.
Als een OKR gelinkt is aan de doelstellingen van een ander team moet je kijken naar hoe ze daar werken naar die doelen, omdat dit van invloed is op jouw team. En als jouw bedrijf voor de eerste keer OKR’s inzet is het verstandig om eerst te focussen op bedrijfsdoelen (company-wide). Zo kunnen kleinere team doelstellingen het algehele bedrijfsdoel volgen en OKR’s daarop aanpassen.
Zorg daarnaast altijd voor een helder taalgebruik. Als je OKR’s gaat implementeren is verwarring of slordigheid in taal het laatste wat je wil.
Maar dan zijn we er nog niet wat betreft transparante communicatie. De beste manier om de hoekstenen van succesvolle OKR’s op te stellen is door te luisteren naar je werknemers en hen en hun feedback serieus te nemen.
Investeer in engagement enquêtes, hou de communicatie open en zorg ervoor dat je werknemers zich veilig genoeg voelen om hun mening te uiten. Dit zorgt er ook voor dat je een hechter team krijgt, waarin niemand een drempel te hoog vinden om om hulp of adviezen te vragen bij hun management. Zo worden obstakels leermomenten, zonder dat OKR’s tegenhouden worden (mits ze wel snel genoeg aangepakt worden).
Een goede benadering om je OKR's optimaal te houden, is door de voortgang te volgen en elke prestatie te erkennen. Je team regelmatig prijzen en complimenteren om wat ze bereiken, ongeacht hoe klein of groot de prestatie is, is een goede manier om iedereen betrokken te houden en het potentieel van de OKR’s onder de aandacht te houden.
Hopelijk snap je nu dat kwantificeerbare meetbare resultaten belangrijk zijn. To-do lijstjes hebben vaak geen duidelijk ‘einde’, terwijl meetbare resultaten juist goed werken als strategie. Middels meetbare resultaten kan je verantwoording afleggen en op het resultaat gefocust blijven.
Vage voorbeelden maken het moeilijk om bewijs te leveren voor dingen die je hebt bereikt. Zou je bij een salarisonderhandeling liever horen van een werknemer dat hij of zij “één soort software heeft onderzocht” of dat hij of zij alle mogelijke opties heeft onderzocht en daar de beste uit heeft gekozen voor een specifieke situatie? Waarschijnlijk dat laatste.
Focussen op meetbare resultaten is niet in tegenspraak met het proces. Zonder werk dat verzet wordt kunnen meetbare resultaten niet behaald worden (tenzij ze wel heel laag in ambitie waren), maar het OKR’s framework helpt je bij het in beeld krijgen van de beoogde uitkomst en bij het laten zien hoe ver je al op weg bent daar naar toe.
Onthoud dat doelstellingen niet helemaal volbracht hoeven te worden om toch resultaten te vieren. Als je teams met gemak 100% van de doelen behaalt, dan is er geen ruimte meer om groter te denken.
We raden je aan op regelmatige basis OKR check-ins in te plannen om tegengekomen obstakels te bespreken, oplossingen te vinden en verwachtingen te managen. Gebruik deze tijd ook als kans je werknemers te laten merken dat je blij bent met hun werk.
We hadden het al over dat het halen van 100% van je doelen niet is waar je op moet focussen wanneer je OKR’s implementeert. Als je de goede OKR’s hebt ingesteld, die ambitieus maar ook haalbaar zijn, is 80% van je doel bereiken al meer dan genoeg. Wees dan ook trots op jezelf en op je team.
Maar, dingen kunnen ook onverwachts veranderen. Kijk maar naar de pandemie die in 2020 uitbrak. We zullen allemaal een keer falen in ons leven of onszelf tegenkomen en hoe hard we ook proberen in te zien dat het ‘leermomenten’ zijn, het voelt nooit goed, toch? Maar laat ook bij tegenslagen je OKR’s niet in de steek.
Zet je schouders er liever onder en bekijk de situatie opnieuw. Wees bewust van wat je kan doen en accepteer waar je geen controle over hebt (makkelijker gezegd dan gedaan, dat weten wij ook). Maak de nodige aanpassingen in je meetbare resultaten (minder meetbare resultaten hanteren misschien? Of in kleinere delen werken? Of meer tijd ervoor uittrekken?) en ga door met het proces. Goed gestructureerde OKR’s helpen je terug te keren uit lastige situaties.
Dit artikel is gebaseerd op “What are OKRs? Explanation, examples & how to set them” van Leapsome.